こんにちは八島大騎です。
今回はメーカーに就職して、初めて与えられた仕事への取り組み方について、30年間 材料メーカーにエンジニアとして勤めてきた私の経験から得たことを書いていきます。
この記事では新しい職場で、初めて与えられた仕事にどう取り組んで良いかわからない人、どうすればより良い仕事をすることができるかわからない人に解決のヒントを提供できれば幸いです。
〈目次〉
1. 仕事の目的、納期は？
2. 過去に類似の仕事はなかったか？
3. 仕事を完成させるまでのプロセスをイメージする
4. ある程度の結果がでたら早めに報告、相談
1. 仕事の目的、納期は？
どんな仕事であれ与えられた仕事には、目的があり期待されている成果というものがあります。
まず上司が自分の部署に新しく入ってきた社員に仕事を与える場合、指示をしたことに対する反応を見ています。つまり、“指示した仕事を理解しようとする意志があるか？”次に“どのような質問をしてくるか？”等です。
仕事を指示される側としては、指示を聞いている際にメモを取ることが重要です。指示のなかにメーカー特有の専門用語がでてくることはしょっちゅうですし、“指示に対してメモを取ろうとしている”という姿勢は上司から“仕事を理解しようとしている”という評価を得ることができるので一石二鳥です。
次に仕事の指示を聞いて、わからないことがあれば、その場でできるだけ訊くようにしましょう？上司も忙しいので、一つの仕事に長い時間をかけている余裕はそんなにありません。特に与えられた仕事の目的と期待される成果については、しっかり確認しておいた方が良いです。例えば、“この仕事の目的は〇〇という理解でよろしいですね？”とズバリ確認してみることも、お勧めです。仕事を依頼する立場から最もガッカリするのは、的外れな成果を提示されることです。
最後に忘れてはいけないのは、仕事の納期です。いつまでにこの仕事を終わらせなければいけないのか？必ず確認するようにしましょう。
2. 過去に類似の仕事はなかったか？
さて仕事の指示を上司から受けて、その仕事の目的、期待されている成果や納期、指示内容での不明点も無くなって、いよいよ仕事に取り掛かる時、さて何から始めますか？
会社での仕事というのは多岐にわたりますが、その会社・部署で初めて取り組む仕事というのは、そんなに多くありません。ましてやそんな仕事を新しく入ってきた社員にいきなり任せるようなことは、“ほぼ無い”です。従って、あなたが初めて担当する仕事も必ず類似の仕事を過去の誰かがやっている可能性が高いです。そこで、あなたがやるべきことは、
①自分が指示された仕事と類似の仕事をやったことのある社員を見つける、
②自分が指示された仕事と類似の仕事の報告書を探しだす、
ことです。まず①について、自分が指示された仕事と類似の仕事をこなした社員が近くにいた場合、これはラッキーです。どのようにして仕事をこなしたか、また上司がどのような報告を好むか？等 直接その方に訊いて必要な情報を仕入れましょう。次に過去に類似の仕事をした社員が近くにいない場合は、②に示すように、自分が指示された仕事と類似した仕事の報告書や資料を探しましょう。たいていの仕事は①または②で、仕事を進めるうえでの情報を集めることが出来るはずです。
3. 仕事を完成させるまでのプロセスをイメージする
前項の2.までで、与えられた仕事をこなすうえでの周辺情報は、ある程度、揃えることができると思います。この段階で、仕事を完成させるまでのプロセスをイメージして、成果に対する考察が必要になります。考察の仕方としては、まず過去の報告書や資料をまねるだけで今回の仕事の進め方として充分か？さらに付加価値を高めるために必要なものは何か？不足しているものは何か？等を考えます。次に不足しているもの、例えば新たな調査や実験データであった場合、その調査や実験はどのようにして行なうのか？調査や実験を外部に依頼する場合は、その費用はどうするのか？等 順番に考え、紙に項目を列挙してリストにしていきます。そのリストを眺めて、現状の自分の能力や人脈、権限で解決困難なこと項目をあげていきます。この解決困難な項目については、同僚や上司に別途相談する機会を設けることになります。例えば外部調査を依頼する必要があり別途費用が発生する場合などは、管理職の許可が必要になることがほとんどなので、こういう時は打合せを設定して相談しましょう。
このように仕事を完成させるまでのイメージを具体的なリストにして、現在の自分にできることとできないことを仕分けし、できることは淡々と進め、できないことは同僚や上司に相談して解決策を探っていきましょう。
4. ある程度の結果がでたら早めに報告、相談
仕事を依頼した上司が最も不安を感じるのは、仕事の進捗が見えない時です。
従って、ある程度の結果が出たら仕事の中間報告を上司にしましょう。良いタイミングで進捗を報告することで、上司からは“この社員には、仕事を任せても大丈夫だ”という信頼を得ることが出来ます。また仕事を進めるうえで問題が発生した時や、納期に遅れそうな時、追加費用が発生しそうな時にも早めに相談をすることが重要です。
また最近は仕事の完成度よりもスピードが重視される傾向にあります。仕事が完成するまで報告を行なわない完璧主義はNGです。早めの報告、相談で仕事を進めながら完成を目指す技術を身に付けるようにしましょう。
〇まとめ
- 仕事の目的と納期は？
- 過去に類似の仕事はなかったか？必ず過去に類似の仕事をした社員またはその仕事の報告書・資料はあるはずなので、関連情報を集める。
- 仕事を完成させるまでのプロセスをイメージする。仕事をリスト化し、現在の自分でできること、他者の協力を得なければできないことを仕分ける。
- ある程度の結果がでたら早めの報告、相談。ある程度の結果が出たとき、または問題が発生した時に早めに報告、相談を行なうことで信頼を得る。
ぜひ成果をあげることができるエンジニアになってください！
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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